Dokumenty dotyczące nieruchomości

Podstawowy zestaw

• Adres, numer działki i obręb ewidencyjny, jeżeli są znane, oraz numer księgi wieczystej, jeśli jest prowadzona.
• Posiadany dokument nabycia lub własności: wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia lub decyzja administracyjna.
• Posiadane wypisy z ewidencji gruntów i budynków, mapy oraz dokumenty dotyczące lokalu lub prawa spółdzielczego — odpowiednio do rodzaju nieruchomości.
• Dane współwłaścicieli i innych uczestników sporu, dotychczasowe umowy i korespondencja, a także pisma sądowe lub urzędowe z datami odbioru.

Zakup, sprzedaż i analiza umowy

Do oceny planowanej transakcji przydadzą się przede wszystkim dokumenty, które już otrzymałeś od drugiej strony:

• Projekt umowy rezerwacyjnej, przedwstępnej, deweloperskiej lub sprzedaży wraz ze wszystkimi załącznikami.
• Dokument nabycia nieruchomości przez sprzedającego, numer księgi wieczystej oraz informacje o hipotekach, służebnościach i osobach korzystających z nieruchomości.
• Potwierdzenia zaliczki, zadatku lub innych wpłat oraz korespondencja dotycząca warunków i terminów transakcji.
• Przy działce lub inwestycji: posiadane dokumenty planistyczne, warunki zabudowy, pozwolenia i dokumentacja budowlana, jeśli dotyczą celu zakupu.
• Przy sporze o wady: protokół odbioru, zdjęcia, zgłoszenia wad, odpowiedzi sprzedającego lub dewelopera oraz posiadane opinie i kosztorysy.

Zniesienie współwłasności i rozliczenia

• Dokumenty wskazujące właścicieli i ich udziały; jeśli nieruchomość odziedziczono, także dokumenty spadkowe.
• Informacje o wartości nieruchomości i posiadane wyceny; przy propozycji podziału również mapy lub wcześniejsze opracowania geodezyjne.
• Zestawienie nakładów, remontów, opłat i dochodów z nieruchomości wraz z potwierdzeniami.
• Opis sposobu korzystania z nieruchomości, dotychczasowe ustalenia i propozycję rozliczenia lub podziału.

Zasiedzenie, służebność lub spór o granice

Zakres materiałów zależy od rodzaju żądania. Do oceny historii korzystania z gruntu mogą przydać się:

• Posiadane mapy, wypisy z ewidencji, protokoły graniczne, dokumenty geodezyjne oraz orzeczenia dotyczące tej nieruchomości.
• Chronologia posiadania: od kiedy i w jaki sposób korzystasz z terenu, po kim go objąłeś oraz jakie były sprzeciwy lub uzgodnienia.
• Dokumenty podatkowe, rachunki za remonty i utrzymanie, stare umowy, zdjęcia oraz dane świadków znających historię nieruchomości.
• Przy służebności: dokumenty jej ustanowienia, mapę przebiegu drogi lub urządzeń oraz korespondencję z sąsiadem lub przedsiębiorstwem przesyłowym.

Najem, zaległe opłaty i wydanie lokalu

Jeżeli spór dotyczy korzystania z mieszkania lub lokalu, przygotuj:

• Umowę najmu lub inny dokument dotyczący korzystania z lokalu, wszystkie aneksy i protokół przekazania.
• Zestawienie należności i wpłat z datami, rozliczenia kaucji oraz dokumenty opłat za media.
• Wezwania do zapłaty, wypowiedzenie, żądanie wydania lokalu i dowody ich doręczenia, jeśli były wysyłane.
• Dokumenty tytułu prawnego do lokalu, istotną korespondencję i dokumentację jego stanu, jeśli jest przedmiotem sporu.

Gdzie szukać dokumentów?

Treść księgi wieczystej można przeglądać w oficjalnym serwisie Ministerstwa Sprawiedliwości, podając jej numer. Do pierwszej analizy warto przygotować właśnie numer; potrzebę urzędowego odpisu ustalimy osobno.

Wypis i wyrys z ewidencji uzyskuje się we właściwym urzędzie prowadzącym ewidencję gruntów i budynków. Dostęp do dokumentów zawierających dane właścicieli zależy od uprawnienia lub interesu prawnego.

Nie zamawiaj od razu wszystkich map i wycen. Przynieś posiadane materiały — po określeniu celu sprawy ustalimy zakres, formę i aktualność brakujących dokumentów.