Podziel materiały na kilka grup
Oddziel dokumenty formalne, takie jak umowy i orzeczenia, od korespondencji, potwierdzeń płatności i własnych notatek. W każdej grupie ułóż je według dat. Nie musisz tworzyć rozbudowanego archiwum — ważne, aby można było odtworzyć przebieg sprawy.
Zachowaj pełną treść
Umowa bez załącznika, samo zdjęcie pierwszej strony decyzji albo fragment rozmowy mogą nie pokazywać całego kontekstu. Przygotuj wszystkie strony dokumentów. Korespondencję uporządkuj tak, aby widoczne były daty, nadawcy i kolejność wiadomości.
Przygotuj prosty spis
- Data i krótka nazwa dokumentu.
- Informacja, czego dokument dotyczy.
- Data otrzymania pisma z sądu lub urzędu.
- Lista brakujących dokumentów lub niejasnych informacji.
Przy materiałach elektronicznych
Zadbaj o czytelne skany, właściwą kolejność stron i nazwy plików opisujące ich zawartość. Zachowaj oryginalne pliki oraz dokumenty papierowe. Sposób przekazania obszernych lub szczególnie wrażliwych materiałów uzgodnij z kancelarią podczas umawiania konsultacji.
Nie odkładaj rozmowy do skompletowania teczki
Jeżeli sprawa jest pilna, skontaktuj się z tym, co już masz. Wskaż najbliższy termin i opisz brakujące materiały. Podczas rozmowy ustalimy, które z nich są potrzebne do dalszej analizy.